Tietosuojaseloste

• Rekisterinpitäjä: ABM Hub Oy
• Y-tunnus: 3625767-6
• Osoite: Piispankatu 34, 06100 Porvoo
• Sähköposti: info@abmhub.fi
• Palvelu: abmhub (abmhub.fi)
• Julkinen seloste: https://app.abmhub.fi/tietosuojaseloste

ABM Hub Oy toimii rekisterinpitäjänä silloin, kun se päättää abmhub-palvelun käyttäjätilien, asiakassuhteiden, laskutuksen, tietoturvan, palvelun käytön seurannan ja oman viestintänsä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja keinoista.

Kun asiakasorganisaatio tallentaa palveluun omien asiakkaidensa, liidiensä tai muiden yhteyshenkilöidensä tietoja, asiakasorganisaatio toimii lähtökohtaisesti rekisterinpitäjänä ja ABM HubOy henkilötietojen käsittelijänä. ABM Hub käsittelee tällaisia tietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden, palvelusopimuksen ja tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Rekisteröity voi näissätilanteissa käyttää oikeuksiaan ensisijaisesti kyseisen asiakasorganisaation kautta.

• Abmhub-palvelun käyttäjät ja käyttäjäorganisaatioiden yhteyshenkilöt
• asiakas- ja sopimussuhteiden yhteyshenkilöt sekä laskutuksen yhteyshenkilöt
• verkkosivuston ja palvelun kävijät
• käyttäjäorganisaatioiden palveluun tallentamat asiakkaiden, liidien ja muiden sidosryhmienyhteyshenkilöt siltä osin kuin ABM Hub käsittelee tietoja asiakkaan lukuun

• Tili- ja tunnistautumistiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasanan tiiviste, organisaatio, rooli jakäyttöoikeudet.
• Asiakkuus- ja laskutustiedot: organisaation tiedot, sopimus- ja yhteyshenkilötiedot, laskut jamaksuihin liittyvät tiedot.
• Käyttö- ja tietoturvatiedot: kirjautumiset, käyttäjän toimenpiteet, audit-lokit, IP-osoite, selaimenja laitteen tunnisteet sekä virhe- ja tapahtumalokit
• Asiakkaan palveluun syöttämät tiedot: asiakkaiden ja liidien nimet, yhteystiedot,organisaatiotiedot ja muut asiakasorganisaation määrittämät tiedot.
• Markkinointi- ja analytiikkatiedot: kampanjat, kulut, klikit, näytöt, konversiot, verkkoliikenne,hakutermit, toimipistetilastot, raportit ja niistä johdetut mittarit.
• Google-integraatioiden tiedot: Google-tilin valtuutustiedot, access- ja refresh-tokenit sekäkohdassa 9 kuvatut Google API -tiedot.
• AI-toimintojen tiedot: käyttäjän AI-toiminnoille antamat syötteet, raporttitiedot, tuotetutyhteenvedot ja toimintojen tekniset lokit.
• Tuki- ja viestintätiedot: tukipyynnöt, palautteet sekä palveluun liittyvä yhteydenpito.

Nimi, sähköpostiosoite, organisaatio- ja käyttöoikeustiedot ovat tarpeen käyttäjätilin luomiseksi japalvelun tarjoamiseksi. Ilman niitä käyttäjätiliä ei voida avata tai palvelua toimittaa. Laskutustiedot ovattarpeen sopimus- ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi. Google-integraatioiden ja AI-toimintojenkäyttö on vapaaehtoista. Niiden käyttämättä jättäminen ei estä palvelun muiden toimintojen käyttöä,mutta kyseiseen integraatioon tai AI-toimintoon perustuvaa ominaisuutta ei voida toteuttaa.

• Käyttäjä-, asiakkuus- ja raportointitiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja pääsääntöisestienintään kaksi vuotta sen päättymisestä.
• Google access- ja refresh-tokenit säilytetään vain integraation ollessa käytössä. Tokenitpoistetaan, kun käyttäjä katkaisee yhteyden, käyttöoikeus peruutetaan tai asiakkuus päättyy.
• Google API -rajapinnoista haetut raportointitiedot ja AI-toimintojen lokit säilytetään edelläkuvatun käyttötarkoituksen ajan ja enintään asiakassuhteen ajan sekä kaksi vuotta senpäättymisestä, ellei lyhyempi aika ole tarpeen.
• Verkkoseurannan ja palvelun tekniset raakatapahtumat, kuten IP-osoite ja selaintunniste,säilytetään enintään 12 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan.
• Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan, pääsääntöisesti vähintään kuusivuotta sen tilikauden päättymisestä, jota aineisto koskee.
• Poistetut tiedot poistuvat aktiivisista järjestelmistä ilman aiheetonta viivytystä javarmuuskopioista niiden normaalin kierron yhteydessä noin 30 vuorokauden kuluessa

Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittua pidempään, jos lainsäädäntö sitä edellyttää tai jos se ontarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötietoihin pääsevät vain ne ABM Hubin työntekijät ja palveluntarjoajat, joille käsittely ontehtävien suorittamiseksi tarpeen. Palveluntarjoajien kanssa tehdään soveltuvattietojenkäsittelysopimukset.

Osa palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Siirto perustuu soveltuvin osin Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaanpäätökseen, kuten EU-US Data Privacy Framework -järjestelmään sertifioidun vastaanottajan osalta, tai Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (SCC) ja tarvittaviin täydentäviin suojatoimiin.

Lisätietoja käytettävästä siirtoperusteesta ja jäljennöksen soveltuvista suojatoimista saa osoitteesta info@abmhub.fi.

Käyttäjä voi vapaaehtoisesti yhdistää abmhub-palveluun Google-tilinsä Googlen OAuth-valtuutuksenkautta. Abmhub pyytää vain palvelun toiminnallisuuden kannalta tarpeelliset scope-valtuudet ja käyttääniitä seuraavasti:

Googlen teknisen kuvauksen mukaan Google Ads -scope ja Google Business Profile -scope sallivat myöstilin hallintatoimia. abmhubin toteutus käyttää näitä valtuuksia ainoastaan yllä kuvattujenraportointitietojen lukemiseen. abmhub ei luo, muuta tai poista Google Ads -kampanjoita tai BusinessProfile -tietoja näiden integraatioiden kautta.

Google-data näytetään vain yhteyden muodostaneelle organisaatiolle ja sen valtuuttamille käyttäjille. ABM Hub ei myy Google-dataa, käytä sitä mainontaan tai kohdentamiseen eikä luovuta sitäulkopuolisille näiden omiin tarkoituksiin. Dataa siirretään kohdassa 10.3 kuvatulla tavalla Anthropicin äsiteltäväksi ainoastaan käyttäjän käynnistämän AI-yhteenvedon tuottamiseksi. ABM Hubin henkilöstö voi tarkastella Google-dataa vain käyttäjän pyytämän tuen antamiseksi,tietoturva- tai väärinkäytöstilanteen selvittämiseksi tai lain edellyttämällä tavalla.

Kun käyttäjä käynnistää raportin sanallisen AI-yhteenvedon, yhteenvedon tuottamiseen tarvittavatraportin tunnusluvut, mukaan lukien mahdolliset Google API -rajapinnoista haetut tunnusluvut,välitetään Anthropicin Claude-rajapintaan. Siirto tapahtuu vain käyttäjälle näkyvän toiminnontoteuttamiseksi. AI-toiminnot voidaan kytkeä organisaatiokohtaisesti pois käytöstä. Anthropic toimii ABM Hubin henkilötietojen käsittelijänä. ABM Hubin sopimusehtojen mukaanrajapinnan kautta lähetettyä aineistoa ei käytetä yleisten AI-mallien kouluttamiseen. Siirrettävä aineistominimoidaan yhteenvedon tuottamisen kannalta tarpeellisiin tietoihin.

Googlen myöntämät access- ja refresh-tokenit tallennetaan salattuina EU:ssa sijaitsevaan tietokantaan. Käyttäjä voi katkaista yhteyden Asetukset > Integraatiot -näkymästä, jolloin tallennetut tokenit poistetaan. Pääsyn voi peruuttaa myös Google-tilin omista asetuksista.

Google-tilin käyttöoikeuksien hallinta: https://myaccount.google.com/permissions

Abmhub's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhereto the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google API Services User

Data Policy: https://developers.google.com/terms/api-services-user-datapolicy

Abmhub käyttää vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja vastaavia teknologioita kirjautumiseen, istunnon suojaamiseen ja käyttäjän organisaatiokontekstin säilyttämiseen. Välttämättömät evästeet säilyvät istunnon ajan tai kirjautumisen turvallisuuden edellyttämän rajatunajan.

Palvelussa ei käytetä analytiikka- tai mainontaevästeitä. Jos tällaisia evästeitä otetaan käyttöön,käyttäjälle annetaan niitä koskevat tiedot ja pyydetään tarvittaessa suostumus ennen niiden asettamista.

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja käsittelyn oikeusperusteen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, ja saada pääsy tietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei ole enää lainmukaista perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun oikeuden edellytykset täyttyvät
• peruuttaa suostumus milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen;peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen
• tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@abmhub.fi. ABM Hub vastaa pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa.

Jos ABM Hub käsittelee tietoja asiakasorganisaation lukuun henkilötietojen käsittelijänä, pyyntö toimitetaan tai ohjataan rekisterinpitäjänä toimivalle asiakasorganisaatiolle.

ABM Hub ei tee henkilötietojen perusteella sellaisia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. AI toimintojen tuottamat yhteenvedot ovat käyttäjän tarkasteltavaksi tarkoitettua sisältöä, eivät automaattisia päätöksiä.

ABM Hub suojaa henkilötietoja riskiä vastaavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näihinkuuluvat käyttöoikeuksien hallinta, salatut yhteydet, Google-tokenien salaus, lokitus, varmuuskopiointi sekä palveluntarjoajien ja käyttöoikeuksien säännöllinen arviointi. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä suorittamiseen.

ABM Hub päivittää tätä selostetta, jos käsittelytavat, integraatiot tai sovellettavat vaatimukset muuttuvat. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan palvelussa tai muulla asianmukaisella tavalla ennen uuden käsittelytavan käyttöönottoa.

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja oikeuksia koskevat pyynnöt: info@abmhub.fi

Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Lisätiedot ja yhteydenottokanavat: https://tietosuoja.