Opas · CRM vai Excel

CRM vai Excel: milloin taulukko ei enää riitä?

Moni yritys aloittaa asiakasrekisterin Excelillä, ja se on usein järkevä alku. Opas kertoo, missä Excel on hyvä, missä kohtaa se alkaa maksaa myyntejä, ja miten siirryt CRM:ään hallitusti.

Kokeile Abmhubia ilmaiseksi Varaa demo

Päivitetty 22.10.2026 · Lukuaika noin 7 min · Abmhub-tiimi

Lyhyesti

Excel riittää, kun asiakkaita on vähän ja taulukkoa päivittää yksi tai kaksi ihmistä.

Excel ei muistuta, ei kirjaa historiaa itsestään eikä yhdistä markkinoinnin lähdettä kauppaan.

Seitsemän merkkiä kertoo, milloin on aika siirtyä CRM:ään.

Siirtymä onnistuu viidessä vaiheessa, kun aloitat siivoamalla nykyisen taulukon.

Sisällys

Milloin Excel riittää Excel vs CRM Seitsemän merkkiä Näin siirryt Abmhubiin siirtyminen Usein kysyttyä

Milloin Excel riittää?

Excel on tuttu, joustava ja usein jo valmiiksi käytössä. Pienelle yritykselle, jolla on muutamia kymmeniä asiakkaita ja yksi myyjä, taulukko voi olla aivan riittävä asiakasrekisteri. Kapasiteetti ei ole ongelma: Microsoftin mukaan yhdessä laskentataulukossa voi olla 1 048 576 riviä.

Myös yhteiskäyttö onnistuu: Microsoft 365:ssä usea ihminen voi muokata samaa työkirjaa yhtä aikaa, kun tiedosto on tallennettu OneDriveen tai SharePoint Onlineen. Ongelmat eivät siis yleensä johdu Excelin rajoista, vaan siitä, että taulukko ei tee mitään itse.

Excel vs CRM: mitä eroa käytännössä?

Tarve

Excel

CRM tyypillisesti

Asiakastiedot

Rivi per asiakas, sarakkeet sovitaan itse

Yritys, yhteyshenkilöt, kaupat ja historia yhdessä

Muistutukset

Ei sisäänrakennettuja, seuranta muistin varassa

Tehtävät ja muistutukset asiakkuuteen liitettyinä

Myyntiputki

Tilasarake, jota päivitetään käsin

Vaiheet, kauppojen arvo ja ennuste yhdellä silmäyksellä

Historia

Muistiinpanot kopioidaan soluihin käsin

Viestit, tapaamiset ja muutokset tallentuvat asiakkuuteen

Liidien lähde

Kirjataan käsin, jos muistetaan

Tallentuu lomakkeelta liidin mukana

Raportit

Pivot-taulukot rakennetaan ja päivitetään itse

Ajantasaiset näkymät putkesta ja tuloksista

Käyttöoikeudet

Koko tiedosto näkyy kaikille, joilla on pääsy

Roolit ja oikeudet käyttäjäkohtaisesti

Salesforcen kyselyssä myyjät käyttivät vain 28 % viikostaan varsinaiseen myymiseen. Suuri osa lopusta kului esimerkiksi kauppojen hallintaan ja tietojen kirjaamiseen. Mitä enemmän kirjaamista tehdään käsin, sitä vähemmän aikaa jää asiakkaille.

Seitsemän merkkiä, että on aika siirtyä CRM:ään

Tarjouksia unohtuu seurata. Kukaan ei muista, kenelle piti soittaa tällä viikolla.
Taulukosta on monta versiota. Sähköpostissa kiertää ”asiakkaat_uusin_v3_final.xlsx”.
Historia on ihmisten päissä. Kun myyjä lomailee tai lähtee, asiakassuhteen tiedot lähtevät mukana.
Myynnin ennuste on arvaus. Et pysty sanomaan, paljonko kauppaa on auki ja missä vaiheessa.
Et tiedä, mistä asiakkaat tulevat. Markkinoinnin ja myynnin luvut eivät kohtaa.
Raportointi vie tunteja. Viikkopalaveria varten kootaan lukuja käsin.
Tietosuoja huolettaa. Et tiedä, kuka on nähnyt tiedoston, ja vanhoja tietoja on vaikea siivota. Lue lisää oppaasta CRM ja GDPR.

Jos tunnistat kolme tai useamman, Excel todennäköisesti jo maksaa sinulle menetettyinä kauppoina ja työaikana.

Näin siirryt Excelistä CRM:ään viidessä vaiheessa

Siivoa taulukko

Poista kaksoiskappaleet ja vanhentuneet tiedot, yhtenäistä sarakkeet ja erottele yritys ja yhteyshenkilö omiin sarakkeisiinsa.

Määritä myyntiputken vaiheet

Sovi 5–7 vaihetta ja jokaiselle selkeä kriteeri, jonka koko tiimi tulkitsee samalla tavalla.

Tuo tiedot

Tallenna taulukko CSV-muotoon ja tuo se CRM:ään. Tarkista muutama asiakkuus käsin tuonnin jälkeen.

Sovi kirjaamisen säännöt

Päätä, mitä kirjataan, milloin ja kuka. Lopeta Excelin päivittäminen samana päivänä, jotta tieto ei hajoa kahteen paikkaan.

Kytke lomakkeet ja markkinointi

Ohjaa verkkosivun yhteydenotot suoraan CRM:ään, jotta jokaisen liidin lähde tallentuu.

Kokeile CRM:ää omilla tiedoillasi

Abmhubin ilmaisversiolla voit rakentaa myyntiputken ja lisätä asiakkuuksia ennen ostopäätöstä. Maksukorttia ei tarvita.

Luo ilmainen tili Varaa demo

Excelistä Abmhubiin

Asiakkuus- ja yhteystietoja voi tuoda Abmhubiin tuetuissa tiedostomuodoissa tai integraatioiden avulla, ja Abmhubin tiimi auttaa tarvittaessa tietojen siirrossa. Samassa palvelussa ovat CRM, myynnin seuranta ja markkinoinnin seuranta, joten Excelin rinnalle ei tarvita muita työkaluja.

Usein kysyttyä CRM:stä ja Excelistä

Voiko Exceliä käyttää CRM:nä?

Voi, varsinkin alussa. Excel toimii asiakasrekisterinä, kun asiakkaita on vähän ja taulukkoa päivittää yksi tai kaksi ihmistä. Siitä puuttuvat kuitenkin muistutukset, automaattinen historia ja liidien lähteen seuranta.

Milloin kannattaa siirtyä Excelistä CRM:ään?

Kun tarjouksia unohtuu seurata, taulukosta on monta versiota, ennuste on arvaus tai raportointi vie tunteja. Jos tunnistat useamman näistä, siirtymä maksaa yleensä itsensä takaisin.

Montako riviä Excelissa voi olla?

Microsoftin mukaan yhdessä laskentataulukossa voi olla 1 048 576 riviä ja 16 384 saraketta. Rivimäärä harvoin on syy siirtyä CRM:ään; syy on yleensä käsityön määrä.

Voiko useampi ihminen muokata Exceliä yhtä aikaa?

Voi. Microsoft 365:ssä työkirjaa voi muokata usea ihminen samanaikaisesti, kun tiedosto on OneDrivessa tai SharePoint Onlinessa. Muistutuksia, myyntiputkea ja asiakashistoriaa se ei silti tuo.

Miten asiakastiedot siirretään Excelistä CRM:ään?

Siivoa ensin taulukko, tallenna se CSV-muotoon ja tuo tiedosto CRM:ään. Tarkista tuonnin jälkeen muutama asiakkuus käsin ja lopeta Excelin päivittäminen samana päivänä.

Lähteet

Microsoft: Excel specifications and limits, tarkistettu 22.10.2026.

Microsoft: Collaborate on Excel workbooks at the same time with co-authoring, tarkistettu 22.10.2026.

Salesforce: New Research Reveals Sales Reps Need a Productivity Overhaul, 8.12.2022. Kysely 7 775 myynnin ammattilaiselle.