CRM-ohjelmiston valinta: 25 kohdan tarkistuslista
Hyvä CRM ei ole se, jossa on eniten ominaisuuksia, vaan se, jota tiimisi oikeasti käyttää. Opas vie tarpeiden määrittelystä tarkistuslistaan ja painotettuun pisteytykseen, jolla vertaat vaihtoehtoja reilusti.
Aloita tarpeista, älä ominaisuuksista
CRM-esittelyissä näytetään mielellään hienoimmat ominaisuudet. Ennen esittelyjä kannattaa kuitenkin tietää, mitä itse tarvitsee, muuten vertailu ratkeaa sen mukaan, kuka esitteli parhaiten.
25 kohdan tarkistuslista
Käytettävyys ja käyttöönotto
- Onko käyttöliittymä suomeksi tai muuten tiimille luonteva?
- Toimiiko järjestelmä puhelimessa, kun myyjä on liikkeellä?
- Kauanko käyttöönotto kestää, ja tarvitaanko siihen ulkopuolista apua?
- Saako tukea suomeksi, ja miten nopeasti?
- Voiko nykyiset asiakastiedot tuoda helposti, esimerkiksi CSV-tiedostona?
Myynti
- Voiko myyntiputken vaiheet muokata oman prosessin mukaan?
- Liittyvätkö tehtävät ja muistutukset asiakkuuksiin ja kauppoihin?
- Näkeekö putken arvon ja painotetun ennusteen ilman erillistä raporttityötä?
- Voiko myyntitavoitteet asettaa ja seurata niiden toteutumista?
- Saako viikkopalaverin luvut suoraan järjestelmästä?
Markkinointi ja liidit
- Tulevatko verkkosivun yhteydenotot automaattisesti CRM:ään?
- Tallentuuko liidin lähde, kuten kanava ja kampanja, liidin mukana?
- Näkyvätkö markkinoinnin tulokset samassa paikassa kuin kaupat?
- Onko verkkosivulle saatavilla chat tai tekoälyavustaja, joka ohjaa kysymykset oikeaan paikkaan?
- Mitkä integraatiot ovat valmiina, ja mitä ne maksavat?
Tietosuoja ja tietoturva
- Tarjoaako toimittaja tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisen käsittelijäsopimuksen?
- Missä tiedot säilytetään, ja siirtyvätkö ne EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?
- Voiko käyttöoikeudet rajata roolien mukaan?
- Saako kaikki tiedot ulos, jos palvelu vaihdetaan?
- Onnistuuko yksittäisen henkilön tietojen poisto ja vienti rekisteröidyn pyynnöstä?
Hinta ja sopimus
- Mikä on hinta käyttäjää kohden, ja miten se muuttuu tiimin kasvaessa?
- Missä paketissa pakolliset toiminnot ovat?
- Mitä lisäosat, käyttöönotto ja integraatiot maksavat erikseen?
- Kuinka pitkä on sitoutumisaika, ja miten sopimuksen voi irtisanoa?
- Onko ilmaisversio tai kokeilujakso, jolla voi testata omilla tiedoilla?
Vertaile vaihtoehdot painotetulla pisteytyksellä
Anna jokaiselle kriteerille paino 1–3 sen tärkeyden mukaan ja pisteytä vaihtoehdot asteikolla 1–5. Kerro pisteet painolla ja laske yhteen. Näin kymmenen pientä plussaa ei ohita yhtä ratkaisevaa puutetta.
Taulukon luvut ovat esimerkki. Ota kaksi parasta vaihtoehtoa kokeiluun ja tuo niihin muutama oikea asiakkuus ja käynnissä oleva kauppa.
Yleisimmät virheet CRM:n valinnassa
- Valitaan ominaisuuksien määrän mukaan. Raskas järjestelmä jää helposti käyttämättä.
- Myyjät eivät ole mukana valinnassa. Jos käyttäjät eivät koe hyötyä, tiedot jäävät kirjaamatta.
- Verrataan kuukausihintaa, ei kokonaiskustannusta. Lisäosat ja käyttöönotto voivat moninkertaistaa hinnan.
- Markkinointi unohtuu. Jos liidien lähde ei kulje CRM:ään, et näe, mikä markkinointi tuo kauppaa.
- Tietoja ei siivota ennen siirtoa. Vanhat virheet siirtyvät uuteen järjestelmään.
Abmhub ja tarkistuslista
Abmhub on Suomessa kehitetty CRM-ohjelmisto. Samassa palvelussa ovat CRM, myynnin seuranta, markkinoinnin seuranta ja tekoälyavustaja. Abmhubissa on ilmainen versio ilman maksukorttia, maksullinen versio laskutetaan laskulla, ja asiakastietoja voi tuoda tuetuissa tiedostomuodoissa tai integraatioiden avulla. Tietosuojakohdat, kuten tietojen sijainnin ja käsittelijäsopimuksen, kannattaa käydä läpi demon yhteydessä.
Usein kysyttyä CRM:n valinnasta
Miten valitsen CRM-ohjelmiston?
Kirjaa ensin myyntiprosessi, käyttäjät ja pakolliset toiminnot. Käy sitten vaihtoehdot läpi tarkistuslistalla, pisteytä ne painotetusti ja testaa kahta parasta omilla tiedoillasi.
Mitä CRM:ssä pitää vähintään olla?
Asiakkuudet ja yhteyshenkilöt, muokattava myyntiputki, tehtävät ja muistutukset, raportit sekä tapa tuoda verkkosivun yhteydenotot järjestelmään lähdetiedon kanssa.
Kuinka kauan CRM:n valinta kestää?
Se riippuu tiimin koosta ja tarpeista. Pienelle tiimille riittää usein muutama viikko: tarpeiden kirjaus, kahden tai kolmen vaihtoehdon kokeilu ja päätös.
Kannattaako valita ilmainen CRM?
Ilmaisversio on hyvä tapa aloittaa ja testata. Tarkista käyttäjä- ja toimintorajat sekä se, mitä maksullinen versio maksaa, kun tiimi kasvaa.
Mitä tietosuojasta pitää kysyä CRM-toimittajalta?
Kysy käsittelijäsopimuksesta, tietojen sijainnista, alikäsittelijöistä, tietoturvaloukkauksista ilmoittamisesta sekä tietojen viennistä ja poistamisesta sopimuksen päättyessä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto: Käsittelijän velvollisuudet, tarkistettu 22.10.2026.
Tarkistuslista ja pisteytysmalli ovat Abmhubin laatimia. Pisteytystaulukon luvut ovat havainnollistava esimerkki.
